Hoje, no dia do empresário contábil, gostaríamos de parabenizar todos empreendedores da área. Além disso, dar dicas para você que possui um escritório contábil e procura maneiras de aumentar a produtividade de seu ambiente de trabalho.
Sem dúvidas, a organização estrutural possui grande impacto na produtividade e rentabilidade de um negócio. Sendo assim, diante um mercado extremamente competitivo, as empresas que saem na frente são aquelas que buscam por um diferencial. Mais que planejamentos, é necessário contar com ajuda de terceiros para alcançar os desafios diários de um negócio.
Apesar de grande avanço da tecnologia e automatização de processos manuais, muitas vezes, escritórios contábeis gastam boa parte do tempo em atividades que poderiam ser otimizadas. Aqui na Datafilme somos responsáveis por soluções inteligentes em várias empresas desse setor, que potencializam processos.
Pensando nesses desafios do dia a dia, preparamos aqui algumas dicas para você que também acredita que a produtividade de seu escritório de contabilidade é uma das partes mais importante do negócio e deve ser considerada. Confira:
Diminua o volume de impressos
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Não é segredo para ninguém que um ambiente de trabalho desorganizado, com grande quantidade de documentos sobre a mesa dificulta o rendimento dos funcionários. Afinal, é importante manter a organização quando se tem atividades a serem cumpridas em prazos já estabelecidos.
Em escritórios contábeis não é diferente. Apostar em scanners profissionais é um excelente investimento. Isso porque essas máquinas são capazes de digitalizar frente e verso dos documentos simultaneamente, assim como disponibilizam arquivos digitais em PDF compacto.
Colocando em prática essa dica você, além de aumentar a produtividade de seu negócio, reduz o tempo gasto em atividades administrativas. Tais como a localização de anexos ou a preparação de documentos a serem utilizados no processo de peticionamento eletrônico.
Temos várias opções de scanners profissionais que se adequam perfeitamente a seu negócio. Nossas máquinas oficiais Kodak são feitas para pequenos, médios e até grandes escritórios, cada uma atendendo as necessidades particulares de cada escritório.
Não dispense a tecnologia
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Além da digitalização de documentos, outra dica para aumentar a produtividade de seu escritório contábil é investir na gestão eletrônica de documentos. Afinal, esse é um serviço muito eficiente que garante acesso rápido as informações que necessita.
O sistema de gestão eletrônica, também conhecido como GED é ideal para pequenos, médios ou grandes escritórios. A maior vantagem do investimento é que o sistema proporciona o controle de todas as informações e a determinação dos níveis de acesso a cada tipo de documento.
Sabendo dos reais benefícios de um bom gerenciamento eletrônico de documentos, também oferecemos esse serviço aos nossos clientes. Com o GED é possível gerenciar de maneira eficiente, com rapidez e segurança seus documentos em forma digital. Além disso, os arquivos podem ser das mais diversas origens, como: papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto e etc.
Escolha bem os softwares que utilizar
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Não adianta possuir um negócio promissor, se sua empresa não investir em equipamentos adequados e de qualidade. Sem dúvidas a produtividade de seu escritório depende também das máquinas que escolher para realizar alguns processos.
É importante, pesquisar, analisar e conversar com os funcionários responsáveis por cada setor de seu empreendimento a fim de fazer escolhas assertivas dos melhores softwares que atenderão suas demandas.
É importante não resolver tudo isso sozinho, pessoas que entendem melhor dos programas da área possuem propriedades para opinar e sugerir boas ferramentas para te atender. Uma opção muito recorrente entre grandes empresas do mercado é a marca Kodak, que conta com equipamentos com tecnologia de ponta. Somos revendedores oficiais da marca no estado de Minas Gerais e garantimos a qualidade de nossos equipamentos comercializados.