Hoje, no dia do empresário contábil, gostaríamos de parabenizar todos empreendedores da área. Além disso, dar dicas para você que possui um escritório contábil e procura maneiras de aumentar a produtividade de seu ambiente de trabalho.

Sem dúvidas, a organização estrutural possui grande impacto na produtividade e rentabilidade de um negócio. Sendo assim, diante um mercado extremamente competitivo, as empresas que saem na frente são aquelas que buscam por um diferencial. Mais que planejamentos, é necessário contar com ajuda de terceiros para alcançar os desafios diários de um negócio.

Apesar de grande avanço da tecnologia e automatização de processos manuais, muitas vezes, escritórios contábeis gastam boa parte do tempo em atividades que poderiam ser otimizadas. Aqui na Datafilme somos responsáveis por soluções inteligentes em várias empresas desse setor, que potencializam processos. 

Pensando nesses desafios do dia a dia, preparamos aqui algumas dicas para você que também acredita que a produtividade de seu escritório de contabilidade é uma das partes mais importante do negócio e deve ser considerada. Confira:

Diminua o volume de impressos

 

Não é segredo para ninguém que um ambiente de trabalho desorganizado, com grande quantidade de documentos sobre a mesa dificulta o rendimento dos funcionários. Afinal, é importante manter a organização quando se tem atividades a serem cumpridas em prazos já estabelecidos.

Em escritórios contábeis não é diferente. Apostar em scanners profissionais é um excelente investimento. Isso porque essas máquinas são capazes de digitalizar frente e verso dos documentos simultaneamente, assim como disponibilizam arquivos digitais em PDF compacto.

Colocando em prática essa dica você, além de aumentar a produtividade de seu negócio, reduz o tempo gasto em atividades administrativas. Tais como a localização de anexos ou a preparação de documentos a serem utilizados no processo de peticionamento eletrônico.

Temos várias opções de scanners profissionais que se adequam perfeitamente a seu negócio. Nossas máquinas oficiais Kodak são feitas para pequenos, médios e até grandes escritórios, cada uma atendendo as necessidades particulares de cada escritório.

Não dispense a tecnologia

 

Além da digitalização de documentos, outra dica para aumentar a produtividade de seu escritório contábil é investir na gestão eletrônica de documentos. Afinal, esse é um serviço muito eficiente que garante acesso rápido as informações que necessita.

O sistema de gestão eletrônica, também conhecido como GED é ideal para pequenos, médios ou grandes escritórios. A maior vantagem do investimento é que o sistema proporciona o controle de todas as informações e a determinação dos níveis de acesso a cada tipo de documento.

Sabendo dos reais benefícios de um bom gerenciamento eletrônico de documentos, também oferecemos esse serviço aos nossos clientes. Com o GED é possível gerenciar de maneira eficiente, com rapidez e segurança seus documentos em forma digital. Além disso, os arquivos podem ser das mais diversas origens, como: papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto e etc.

 

Escolha bem os softwares que utilizar

 

Não adianta possuir um negócio promissor, se sua empresa não investir em equipamentos adequados e de qualidade. Sem dúvidas a produtividade de seu escritório depende também das máquinas que escolher para realizar alguns processos.

É importante, pesquisar, analisar e conversar com os funcionários responsáveis por cada setor de seu empreendimento a fim de fazer escolhas assertivas dos melhores softwares que atenderão suas demandas.

É importante não resolver tudo isso sozinho, pessoas que entendem melhor dos programas da área possuem propriedades para opinar e sugerir  boas ferramentas para te atender. Uma opção muito recorrente entre grandes empresas do mercado é a marca Kodak, que conta com equipamentos com tecnologia de ponta. Somos revendedores oficiais da marca no estado de Minas Gerais e garantimos a qualidade de nossos equipamentos comercializados.

 

Em 2017 a  Kodak Alaris, nossa parceira, foi reconhecida pela revista CIO Review como um dos "20 fornecedores de soluções de gerenciamento de informações empresariais mais promissores 2017".

Segundo a revista norte americana, a Kodak foi eleita uma organização líder que fornece soluções de gerenciamento de informações empresariais (EIM) e, assim, é responsável por resultados transformadores em corporações e entidades governamentais em todo o mundo.

Atualmente essa lista é realizada por especialistas e membros do conselho editorial da CIO Review, a fim de reconhecer as empresas que fornecem soluções personalizadas e também eficientes para a EIM. A inclusão da Kodak Alaris, empresa pela qual somos representantes, à esse ranking, valida a transformação estratégica da organização para uma empresa de tecnologia. Além disso, destaca a importância do uso da tecnologia de ponta na transformação digital.

Todo esforço e trabalho realizado pela Kodak no ano de 2017 teve como intuito principal transformar os dados em valor comercial inovador, ajudar as empresas a tomar melhores decisões e proporcionar a melhor experiência possível a seus clientes. 

O editor Gerente da CIO Review, Jeevan George acredita que “O ritmo acelerado das mudanças tecnológicas afetou dramaticamente as empresas”. Por isso, não podemos deixar de citar a importância de organizações do mundo inteiro procurarem implementar ferramentas e novas soluções no setor tecnológico. Isso porque tais práticas agilizam processos de negócios manuais desatualizados, direcionam o crescimento da linha superior e também aumentam a eficiência da linha de fundo.

Jeevan ainda menciona sua imensa satisfação pela Kodak estar presente nessa edição da revista e reconhece o esforço da empresa em trazer soluções transformadoras, capazes de resolver verdadeiros desafios de seus clientes e ainda assim proporcionar benefícios financeiros a eles.


Contribuir, de alguma forma, para a transformação digital é algo admirável e deve ser reconhecido pelas organizações em escala mundial. Nós, representantes oficiais da Kodak em Minas Gerais, não poderíamos deixar de parabenizar a empresa por tanto esforço e sucesso no ano de 2017.

Para Marc Jourlait, CEO da Kodak Alaris é uma honra para sua empresa ser “incluída na lista da CIO Review deste ano e ainda fazer parte desse grupo de organizações que estão moldando o futuro digital ".

Sem dúvidas, a Kodak Alaris é referência no mercado não só de digitalização como no mercado empreendedor mundial. Ser representante de uma organização tão reconhecida e de sucesso como a Kodak é um orgulho que merece ser mencionado pela Datafilme, afinal sabemos que nossos clientes merecem o melhor e é por isso que oferecemos Kodak!
 

Estamos em plena era digital, esse é mais um dos motivos de não podermos mais armazenar documentos da forma tradicional, em estantes e caixas dentro de uma sala. Esse método é antigo e papéis importantes ficam sujeitos às ações do tempo, com grande risco de perder informações necessárias para nosso negócio.

Com o intuito de minimizar os riscos e prejuízos causados pela deterioração de arquivos, hoje em dia, muitas empresas estão apostando na digitalização de documentos. E diga-se de passagem: uma excelente opção feita pelas companhias.

Mas, há cuidados ao passar os arquivos do papel para o ambiente digital. Para garantir qualidade dos seus documentos é imprescindível que você confie nos equipamentos e utilize máquinas especializadas, com capacidade profissional.  É por isso que os scanners Kodak são os mais utilizados entre grandes e pequenos negócios, a qualidade Kodak é reconhecida nas melhores empresas do mundo.

Vamos te dar 5 motivos para você ter certeza que os scanners Kodak são a melhor opção para seu negócio, mas com apenas 1 deles você estará 100% seguro da escolha, olha só:

01 -  Função perfect page

Essa tecnologia consegue melhorar a qualidade das imagens digitalizadas de forma surpreendente, deixando seus documentos mais nítidos e visíveis para a leitura.

 

02- Digitaliza usando apenas o botão inteligente

Mais conhecido como Smart Touch, esse software de captura é um recurso incrível dos scanners profissionais Kodak. Através dele você pode digitalizar seus documentos de forma rápida, prática e altamente produtiva.

O smart touch aumenta a produtividade de seu negócio de forma surpreende, isso porque ele possui nove perfis de captura de imagens que podem ser acionados apenas com o uso de um botão inteligente. O recurso ainda garante qualidade máxima das imagens e evita complicações na conversão do formato impresso para o digital.

03. Software de captura pro limited edition

Esse é um aplicativo de captura intuitivo e fácil de usar, projetado exclusivamente para simplificar o processamento e o compartilhamento de documentos digitalizados. Com o Kodak Capture PRO Limited Edition você terá produção instantânea e capacidade de capturar, editar e gerar saída de qualquer coisa, desde documentos únicos até lotes maiores, em ambientes distribuídos ou de departamento.

 

04. Digitaliza frente e verso (duplex)

Uma das maiores vantagens observadas no equipamento profissional é a sua função duplex. Ou seja, elas digitalizam frente e verso das folhas simultaneamente, o que duplica o volume dos registros de imagem por minuto. Esse recurso, pelo contrário, não pode ser observado em scanners convencionais, apenas em scanners profissionais, como as da Kodak.

 

05. Assistência técnica permanente fornecida pelo fabricante

Além da garantia tradicional,  oferecemos também assistência técnica permanente pela Kodak. Tudo isso para garantir que nossos clientes tenham a melhor experiência possível com os equipamentos.

Viu só como ter um scanner profissional Kodak é, sem dúvidas, a melhor opção para o seu negócio? Te dêmos 5 motivos e temos certeza que sua empresa será potencializada de forma surpreendente  assim que adquirir esse equipamento. Não perca tempo, 2018 será o ano do seu negócio! Entre em contato conosco: http://www.datafilme.com.br/

 

Kodak sai na frente mais uma vez e é destaque no mercado

A Kodak Alaris, empresa fornecedora de scanners e softwares inteligentes da Datafilme acaba de inovar no setor e lança a linha de scanners S2000. As novas máquinas smart contém modelos que contam com uma tecnologia de ponta! O diferencial dessa novidade da marca é o processamento interno dos scanners que dispensam o uso de computadores, ou seja, tudo é controlado através de um painel externo na máquina.

 O principal intuito do novo produto no mercado é facilitar o trabalho empresarial e torná-lo mais independente. Foram realizadas inúmeras pesquisas nos principais nichos da marca: área de finanças, governo, saúde, educação e jurídico.  Os dados revelados alertaram para algumas falhas no tradicional processo de digitalização, e para sanar esses problemas a Kodak Alaris inovou com os novos scanners que atendem melhor o público, de uma forma totalmente integrada e corporativa.

Como funcionam os novos scanners?

É complicado pensar como essas máquinas funcionam sem o uso de PC’s, mas a Kodak Alaris criou uma linha que funciona como se houvesse um computador instalado na scanner. É um processamento interno que garante a interação de quem está operando a máquina com o equipamento, isso por meio do próprio scanner, que pode receber até 20 operadores registrados na mesma rede.

A nova linha da Kodak Alaris possui várias novidades e uma deles é um acessório exclusivo e opcional para digitalização de carteiras de trabalho e passaportes. Este elemento possibilita uma digitalização bem detalhada de dados, sem que haja a necessidade de pressionar documentos em brochura.

 

 

Nova linha Kodak funciona como se houvesse um computador instalado na scanner.

 

 

 

O Active Feed também é uma nova tecnologia das máquinas, que dispensa um operador para alinhar manualmente os documentos. O principal intuito da nova linha é justamente reduzir o máximo possível a intervenção humana e de PC’s. Assim, o scanner é responsável por realizar automaticamente o procedimento no momento que os documentos são colocados na bandeja.

 Por fim, outra função que veio para surpreender ainda mais a nova linha  é o processamento interno alinhado aos softwares. Ou seja, o scanner faz uma espécie de varredura em pastas digitais que armazenam caixas digitalizadas a fim de  encontrar inconsistências. Se for identificado algo de errado, a máquina envia um comando para o operador responsável e este pode comunicar imediatamente a um contato interligado para providenciar a digitalização da caixa não localizada. Toda essa tecnologia funciona mesmo que esses dados estejam fisicamente armazenados em filiais de outro estado ou país.

 “Nossos novos scanners contam com processamento próprio. É como se houvesse um computador dentro de cada equipamento. A inteligência projetada para a Série S2000 marca um novo ciclo de scanners e deve antecipar uma nova era deste mercado. A linha Smart foi desenvolvida para assumir o máximo possível de funções manuais e de computadores. Estamos realmente assumindo o ecossistema da digitalização corporativa”, evidencia Paulo Fernandes, diretor de vendas da Kodak Alaris Information Management para América Latina.

linha Smart foi desenvolvida para assumir o máximoo de funções manuais e de computadores.

Sem dúvidas, com essa nova tecnologia implantada, a Kodak sai na frente mais uma vez e conquista o mercado com tamanha inovação! Toda linha foi pensada para potencializar resultados de empresas que querem se destacar. É por isso que nós da Datafilme nos orgulhamos em ser revendedores autorizados da marca em Minas Gerais. Nosso objetivo é potencializar negócios e para isso precisamos de parceiros que também acreditem nisso e caminhem junto conosco. Faça parte também dessa corrente. Entre em contato conosco e leve a Kodak para sua empresa! Você verá resultados surpreendentes!

 

Todas empresas possuem uma infinidade de documentos indispensáveis que precisam ser arquivados de forma segura, certo? Apesar de organizações de pequeno e médio porte terem um número de arquivos relativamente menor, alguns documentos são imprescindíveis aos diversos setores empresariais e não podem ser negligenciados. 

 

Dessa forma, acumular arquivos pode se tornar um grave problema para a produtividade de seu negócio. É por isso que a digitalização é o procedimento mais eficiente para evitar problemas de organização e potencializar suas demandas. Digitalizar documentos nada mais é do que converter o conteúdo físico para arquivos digitais, ou seja, é uma forma de eliminar as pilhas de papéis e organizá-las em arquivos digitais. 

 

Porque um scanner profissional? 

 

Uma pergunta bastante frequente é “Por que utilizar um scanner profissional e não um equipamento multifuncional?”. Simples: o aparelho profissional é feito exclusivamente para digitalizar documentos de forma rápida e em grandes volumes, o que garante a esse produto eficiência e qualidade muito acima do aparelho multifuncional.  

 

Talvez a maior vantagem observada pelo equipamento profissional seja sua função duplex, como das scanners Kodak ScanMate i2820 e Scanner Kodak ScanMate i1190. Ou seja, elas digitalizam frente e verso das folhas simultaneamente, o que duplica o volume dos registros de imagem por minuto. Esse recurso, pelo contrário, não pode ser observado em scanners convencionais.  

 

Além disso, scanners profissionais possuem ADF (Alimentador Automático de Documentos), essa função mantém a máquina trabalhando constantemente, sem precisar repor as folhas de forma manual e aceita diferentes tamanhos de documentos. 

 

Outro ponto positivo é que esses scanners também tratam as imagens durante o processo, por meio de softwares de digitalização. Esse recurso garante legibilidade das informações, para que não haja retrabalho nas tarefas de digitalização.  

 

Os scanners profissionais da linha Kodak, por exemplo, apresentam recursos avançados, como a correção de brilho e contraste, a remoção de páginas em branco e o posicionamento automático das imagens, o que confere excelência na digitalização de pequenos e grandes lotes de documentos. 

 

Não podemos deixar de citar também que os scanners profissionais são equipamentos compactos, logo, ocupam bem menos espaço na mesa de trabalho ou balcão de atendimento. Alguns modelos também podem ser guardados na posição vertical quando não estão em uso. 

 

Viu como um aparelho desses vai potencializar o seu negócio? É claro que para te atender ainda melhor, você deve escolher as funcionalidades adequadas com a demanda de sua empresa. Sabe como descobrir qual o scanner ideal para seu negócio? Nós te ajudamos! 

 

Como escolher a scanner ideal? 

 

Em primeiro lugar, dimensione a quantidade de documentos que sua empresa produz/movimenta diariamente. Depois, avalie a praticidade de uso, ou seja, as especificações técnicas e o design de cada modelo. 

 

Além destes fatores, você deve analisar os fluxos operacionais de trabalho, a quantidade de funcionários que utilizarão o scanner e o tempo disponível para as tarefas de digitalização. 

  

Temos a solução certa para você! 

 

Caso sua empresa seja de pequeno ou médio porte, você pode escolher as scanners Kodak ScanMate i2820 ou Scanner Kodak ScanMate i1190 que são equipamentos de fácil operação, capazes de digitalizar de 40 a 70 folhas por minuto, frente e verso simultaneamente e ocupam pouquíssimo espaço.  

 

 

Pensando na agilidade de seu negócio a Datafilme vai te ajudar: as duas scanners profissionais que mencionamos nesse artigo, a Scan Mate i2820 e i1190 estão em promoção até o dia 30.11. A Scanner Kodak i2820 sai por R$ 3.990,00 e a i1190 sai por R$2990,00Dividimos em até 10x no cartão e o frete é grátis! Essa é a chance de você potencializar os trabalhos de seu negócio com um preço imperdível. Garanta já seu equipamento em nosso site! Clique aqui: https://goo.gl/hibnGF 

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